Horecanews, 18.03.2022 – Moderne Kassensysteme ermöglichen Gastronomiebetrieben das digitale Management von Absatz- und Umsatzzahlen, Frequenzanalysen, Personalzuordnungen sowie Produktvergleiche. Dem Coffee Shop-Anbieter Coffee Fellows reichte das jedoch nicht aus: Die Inhaber Kathrin und Stefan Tewes suchten nach einer Lösung, die knapp 130 eigenständig geführten Franchise-Betriebe filialübergreifend digital abzubilden und auch ein Kundenbindungsprogramm sowie mobiles Bezahlen einzuführen.

„Wir wollten das Reporting unserer Filialen mit der Zentrale schon Jahre zuvor besser vernetzen, aber es scheiterte immer wieder an der bestehenden Infrastruktur“, erklärt Stefan Tewes. Abhilfe schafft nun das cloud-basierte Kassensystem Hello-Tess des Münchener iPad-Kassensystem-Anbieters Tessero, das Flexibilität und Erweiterungen durch eine offene, standardbasierte und dokumentierte Schnittstelle verspricht.

Flexible Datennutzung

Mit der neuen digitalen Lösung lässt sich eine vernetzte, in sich greifende IT-Landschaft aufbauen. „Vernetzung ist Teil unserer Software-Architektur“, erklärt Hubert Domscheit, Geschäftsführer bei Hello-Tess. Erweiterungen und Umstellungen von digitalen Prozessen sind aufgrund der offenen Programmierung jederzeit möglich. Für Coffee Fellows bedeute dies Investitionssicherheit und eine völlig flexible Verwendung bestehender Daten, erklärt der Kassensystem-Anbieter. „Die offenen API-Schnittstellen der Programmierung ermöglichen es, dass unser Kunde jederzeit alle Daten aus Hello-Tess exportieren und weiterverarbeiten kann. Mittels Business Intelligence erhält er dann genau diejenigen Auswertungen und Informationen, die er benötigt. Jeder unserer Kunden setzt dabei andere Schwerpunkte“, sagt Domscheit.

Die Franchise-Nehmer des Kaffee-Filialisten speisten auch vorher ihre Umsatzdaten auf den Server der Zentrale ein. Der Abgleich erfolgte jedoch stets im Nachgang, zumeist nachts. Die Daten aus den Filialen standen nicht jederzeit und auch nicht so umfassend zur Verfügung. Auch Feinheiten in der Filialverwaltung waren Coffee Fellows ein Anliegen: Die Franchisepartner der Kette sind eigenständige Unternehmer und sollen durch standardisierte, digitalisierte Prozesse in der Lage sein, auch am POS eigenständig Änderungen vorzunehmen. Dank der neuen Infrastruktur und den damit verbundenen, offenen Schnittstellen, seien dem nun kaum Grenzen gesetzt, verspricht der Hersteller.

Bonus für den Kaffee-Genuss

Auf der Basis dieser Vernetzung im gesamten Unternehmen wurde dann von Coffee Fellows die Mobile App entwickelt, die sich die Kunden der Coffee-Shops auf ihr Handy laden können. Ziel dieser App ist es zunächst, dem Kunden über ein digitales Konto einen Mehrwert zu bieten, sodass er sich beim nächsten Kaffee-Durst in der City wieder für den Kaffee-Anbieter entscheidet. Beispielsweise einen Gutschein für eine 10+1-Aktion, bei der es einen Kaffee als Belohnung nach dem zehnten Kaffeekauf umsonst gibt.

Gleichzeitig soll die App einen unkomplizierten mobilen Bezahlvorgang ermöglichen. „Für uns ist es ein wichtiges Servicemerkmal, dass unsere Gäste ohne Wartezeit bestellen und bezahlen können“, erklärt Stefan Tewes. Will ein Gast beispielsweise an der Kasse seine Bestellung abholen und gleichzeitig Punkte sammeln oder einen Gutschein einlösen, könne er dem Kartenleser per Smartphone seine Customer-ID zeigen. „An diesem ,Touchpoint‘ mit dem Kunden ist es wichtig, dass das schnell geht, der Servicemitarbeiter nicht auf das System warten muss und auch intuitiv weiß, was zu tun ist. Die dazu notwendigen Prozesse müssen vollautomatisch im Hintergrund laufen“, ergänzt der Shop-Inhaber. Für die Zukunft werde darüber hinaus auch an einer In-App-Payment-Lösung gearbeitet, bei der der Kunde Guthaben auf seine App laden kann. „Das wird aber erst der nächste Schritt in der Entwicklung sein“, sagt Alexander Lang, verantwortlich für die technische Integration.

Über Coffee Fellow

Die Kette Coffee Fellows wurde 1999 von Kathrin und Stefan Tewes gegründet. Inzwischen führt das Unternehmen 240 Coffee-Shops in Deutschland und Europa unter der Marke Coffee Fellows, 130 davon an deutschen Tank&Rast-Standorten, sowie außerdem zwei Hotels. Als Systemzentrale arbeitet der Shop-Anbieter mit rund 150 Franchise-Partnern zusammen. Kernprodukte sind hochwertige Kaffeespezialitäten sowie traditionell zubereitete Bagels.